6. Mô tả bản chất của sáng kiến:

6.1. Tình trạng giải pháp đã biết

6.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thanh tra tỉnh Sơn La

6.1.1.1. Vị trí, chức năng của Thanh tra tỉnh Sơn La

- Thanh tra tỉnh là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng; tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.

- Thanh tra tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Thanh tra Chính phủ.

6.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Thanh tra tỉnh

Thực hiện theo quy định tại Điều 2 Thông tư liên tịch số 03/2014/TTLT-TTCP-BNV ngày 08 tháng 9 năm 2014 của Chánh thanh tra, Thanh tra Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thanh tra tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thanh tra huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

6.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Thanh tra tỉnh

- Lãnh đạo: Chánh Thanh tra và không quá 03 Phó Chánh thanh tra. Chánh Thanh tra tỉnh là người đứng đầu cơ quan Thanh tra tỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Thanh tra tỉnh. Phó Chánh Thanh tra tỉnh là người giúp Chánh Thanh tra tỉnh và chịu trách nhiệm trước Chánh Thanh tra tỉnh và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công; khi Chánh Thanh tra tỉnh vắng mặt, một Phó Chánh Thanh tra tỉnh được Chánh Thanh tra ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Thanh tra tỉnh.

- Tổ chức tham mưu: Văn phòng; Phòng Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo; Phòng Thanh tra Nội chính, Văn xã; Phòng Thanh tra kinh tế; Phòng Thanh tra phòng, chống tham nhũng; Phòng Giám sát, kiểm tra và xử lý sau thanh tra.

6.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh tra sở, thanh tra huyện

6.1.2.1. Thanh tra sở

- Vị trí, chức năng: Thanh tra sở là cơ quan của sở, thực hiện nhiệm vụ thanh tra trong phạm vi mà sở được giao tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước; thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định của pháp luật. Thanh tra sở chịu sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc sở; chịu sự chỉ đạo về công tác thanh tra, hướng dẫn nghiệp vụ thanh tra hành chính của Thanh tra tỉnh; chịu sự hướng dẫn nghiệp vụ thanh tra chuyên ngành của Thanh tra Bộ.

- Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong lĩnh vực thanh tra, Thanh tra sở giúp Giám đốc sở tiến hành thanh tra và có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng dự thảo kế hoạch thanh tra của Thanh tra sở, báo cáo Giám đốc sở xem xét, quyết định trước khi gửi Thanh tra tỉnh tổng hợp vào kế hoạch thanh tra của tỉnh; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ thanh tra của Thanh tra sở trong kế hoạch thanh tra của tỉnh; thanh tra hành chính đối với đơn vị, cá nhân thuộc sở; thanh tra chuyên ngành đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi mà sở được giao tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước; Thanh tra vụ việc khác do Giám đốc sở giao; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị của Thanh tra sở và quyết định xử lý về thanh tra của Giám đốc sở; Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác thanh tra. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức: Thanh tra sở có Chánh Thanh tra, Phó Chánh Thanh tra, Thanh tra viên và công chức khác. Chánh Thanh tra sở do Giám đốc sở bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, điều động, luân chuyển, biệt phái sau khi tham khảo ý kiến của Chánh Thanh tra tỉnh. Tổ chức của Thanh tra sở được thực hiện theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương và quy định khác của pháp luật có liên quan.

6.1.2.2. Thanh tra huyện

- Vị trí, chức năng: Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lý nhà nước về công tác thanh tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; thực hiện nhiệm vụ thanh tra trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định của pháp luật. Thanh tra huyện chịu sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu sự chỉ đạo về công tác thanh tra, hướng dẫn nghiệp vụ của Thanh tra tỉnh.

- Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong lĩnh vực thanh tra, Thanh tra huyện giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lý nhà nước về công tác thanh tra và có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng dự thảo kế hoạch thanh tra của Thanh tra huyện, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện xem xét, quyết định trước khi gửi Thanh tra tỉnh tổng hợp vào kế hoạch thanh tra của tỉnh; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Thanh tra huyện trong kế hoạch thanh tra của tỉnh; thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật và nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và của Ủy ban nhân dân cấp xã; Thanh tra vụ việc khác khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giao; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị của Thanh tra huyện và quyết định xử lý về thanh tra của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện; Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác thanh tra. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo quy định của pháp luật.

            - Tổ chức: Thanh tra huyện có Chánh Thanh tra, Phó Chánh Thanh tra, Thanh tra viên và công chức khác. Chánh Thanh tra huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, điều động, luân chuyển, biệt phái sau khi tham khảo ý kiến của Chánh Thanh tra tỉnh. Tổ chức của Thanh tra huyện được thực hiện theo quy định của pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Hiện trạng lưu trữ hồ sơ các đoàn thanh tra, hồ sơ xử lý đơn thư tại Thanh tra tỉnh Sơn La hiện nay

- Hầu hết hồ sơ các Đoàn Thanh tra, hồ sơ xử lý đơn thư đang được lưu trữ, biên mục bằng bản giấy theo danh mục do Thanh tra Chính phủ hướng dẫn;

- Các hồ sơ bản giấy này được cán bộ, công chức lưu trữ tại Tủ/kệ tài liệu hoặc được chỉnh lý đưa vào lưu trữ theo quy định, chỉ một số nhỏ hồ sơ được ký số hoặc scan thành tài liệu điện tử (do yêu cầu công việc) được lưu trên máy tính nhưng rời rạc, không khoa học, không có hệ thống, mang tính cá nhân.

6.1.3. Khối lượng (cần lưu trữ) đối với hồ sơ các đoàn thanh tra, hồ sơ xử lý đơn thư tại Thanh tra tỉnh Sơn La hiện nay

Hằng năm, Thanh tra tỉnh Sơn La triển khai trung bình 15 cuộc thanh tra theo kế hoạch, tiếp nhận khoảng trên 200 đơn thư các loại. Theo thời gian cùng sự tăng tưởng về kinh tế, xã hội thì càng phát sinh nhiều vụ việc phức tạp đột xuất, do vậy số lượng cuộc thanh tra đột xuất cũng chiếm một số lượng không nhỏ, khối lượng đơn thư cũng tăng dần theo hằng năm. Do vậy, khối lượng hồ sơ các đoàn thanh tra, hồ sơ xử lý đơn thư cần phải quản lý, lưu trữ, tra cứu là rất lớn theo các năm.

6.1.5. Một số hạn chế, khó khăn trong công tác quản lý, tra cứ hồ sơ hiện nay tại Thanh tra tỉnh Sơn La

- Thứ nhất: Gây trở ngại trong công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu, dẫn tới ảnh hưởng tới kết quả công việc, đặc biệt là các tài liệu, hồ sơ từ nhiều năm trước hoặc đã đưa vào lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh do Sở Nội vụ quản lý.

- Thứ hai: Tài liệu giấy có nguy cơ bị hư hỏng do nhiều yếu tố khách quan như ẩm mốc, nhiệt độ, mối sông.

- Thứ ba: Một số tài liệu đã phát sinh từ nhiều năm trước, đã thất lạc sẽ gây khó khăn trong việc bàn giao tài liệu khi công chức chuyển công tác.

6.1.6. Định hướng chung về Chuyển đổi số của Chính phủ, của UBND tỉnh Sơn La

Theo định hướng chung về Chuyển đổi số, yêu cầu các cơ quan, đơn vị phải xử lý công việc trên môi trường điện tử. Do vậy, việc số hóa hồ sơ làm việc là yếu tố tiên quyết cần phải triển khai,  tạo tiền đề cho việc hoàn toàn xử lý công việc trên môi trường điện tử.

Trên các cơ sở đó: “Giải pháp số hóa, sử dụng phần mềm lưu trữ, quản lý hồ sơ các đoàn thanh tra, hồ sơ xử lý đơn thư nhằm triển khai công tác Chuyển đổi số tại cơ quan Thanh tra tỉnh Sơn La” đã được ra đời.

6.2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến

a) Mục đích của giải pháp:

- Số hóa hồ sơ Đoàn Thanh tra, hồ sơ đơn thư (khiếu nại, kiến nghị, phản ánh);

- Lưu trữ, quản lý bằng Phần mềm (sau đây gọi chung là “Phần mềm”).

- Hướng tới xử lý, quản lý, kiểm tra (hồ sơ đầu vào, sản phẩm đầu ra) được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng. Mở rộng, có thể áp dụng trong công tác quản lý nhà nước đối với thanh tra sở, thanh tra huyện vì có dễ dàng tiếp cận từ trụ sở cơ quan Thanh tra tỉnh.

b) Tính mới của giải pháp:

c) Các bước thực hiện giải pháp:

            - Bước 1: Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu số hóa.

- Bước 2: Phân loại hồ sơ thành 02 loại:

+ Hồ sơ đã số hóa thông qua việc ký số;

+ Hồ sơ chưa số hóa do không ký số (đang lưu trữ bằng bản giấy).

            Lưu ý:

            + Đối với hồ sơ Đoàn Thanh tra: Đa số đã được số hóa (từ quyết định thanh tra đến kết luận thanh tra, quyết định thu hồi thanh tra) ngoại trừ Biên bản thanh tra. Biên bản thanh tra có thể số hóa thông qua việc scan.

            + Đối với hồ sơ xử lý đơn thư: Hồ sơ đầu ra (Kết quả xử lý đơn thư) đã được số hóa thông qua việc ký số. Hồ sơ đầu vào (đơn thư của người dân) có thể số hóa thông qua việc scan. Mở rộng, tiếp nhận hồ sơ đơn thư qua dịch vụ công trực tuyến thì hồ sơ đơn thư đã số hóa ngay từ đầu (trừ hồ sơ tố cáo).

            - Bước 3: Cấp chứng thư số cho 100% cán bộ, công chức có liên quan đến hồ sơ các đoàn thanh tra, hồ sơ xử lý đơn thư.

- Bước 4: Sử dụng phần mềm Bitrix24 để lưu trữ tập trung. Gồm:

+ Khảo sát danh mục hồ sơ, tài liệu cần đưa số hóa.

+ Xác định vị trí Chánh Thanh tra các cấp là nơi lưu trữ, quản lý tập trung.

+ Thiết kế giao diện“Cây Tài Liệu”.

- Bước 5: Cấp tài khoản, phân quyền sử dụng Phần mềm.

- Bước 6:

+ Đối với hồ sơ đã số hóa: Trực tiếp tải lên Phần mềm.

+ Đối với hồ sơ chưa số hóa: Tiến hành số hóa quá thông qua thiết bị scan. Sau đó tải lên Phần mềm.

- Bước 7: Giám sát, kiểm tra định kỳ.

d) Về khả năng áp dụng của sáng kiến: Áp dụng đối với toàn bộ các cơ quan ngành thanh tra tỉnh Sơn La, có thể mở rộng ra toàn quốc.

e) Ưu, nhược điểm của giải pháp mới:

- Ưu điểm: Cắt giảm hồ sơ giấy. Dễ dàng quản lý, lưu trữ, tra cứu.

- Nhược điểm:

+ Phải trả phí sử dụng Phần mềm.

+ Cần thời gian ban đầu để công chức làm quen với công việc lưu trữ mới.

7. Những thông tin cần được bảo mật (nếu có): Không.

8. Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến:

- Về trình độ chuyên môn: Chứng chỉ tin học và nghiệp vụ thanh tra.

- Về cơ sở vật chất:

+ 01 máy chủ (khoảng 200 triệu).

+ 06 trang bị máy Scanner có cấu hình cao, quét 02 mặt tự động, tốc độ từ 25 trang/phút trở lên (khoảng 180 triệu).

+ Kinh phí sử dụng Phần mềm (khoảng 200 triệu).

- Về phía lãnh đạo, quản lý: Sự ủng của Cấp ủy và Lãnh đạo cơ quan trong việc triển khai xây dựng Phần mềm.

9. Đánh giá lợi ích thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả:

- Cắt giảm các hồ sơ bản giấy, từ đó giảm chi phí mua giấy A4, giảm thời gian lưu trữ khi phải sắp xếp, biên mục bản giấy.

- Là nền tảng để có thể cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với thủ tục hành chính xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

- Nâng cao hoạt động giám sát, quản lý do dễ dàng tiếp cận, kiểm tra.

- Nâng cao thứ hạng Chỉ số Chuyển đổi số của Thanh tra tỉnh.

10. Đánh giá lợi ích thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu, kể cả áp dụng thử (nếu có): Giảm thời gian lưu trữ, tìm kiếm; giảm chi phí văn phòng phẩm (Giấy A4, Máy phô tô, Mực in...).

11. Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có): Không có danh sách cụ thể. Tuy nhiên, đa số cán bộ, công chức ngành thanh tra đã thực hiện nhưng chỉ thực hiện 01 phần, chưa thực hiện toàn phần.

Tác giả: Ông Lê Anh Tùng, Thanh tra viên, Thanh tra tỉnh./.